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企业云会务系统应用方案

项目背景



会议作为企业集体决策及重要事项部署的最关键管理行为,是企业的核心管理业务之一,但实际管理业务常面临一些问题:

1、会议议题材料采用手工收集整理,耗时费力;

2、议题材料依靠传统方式递交参会者,耗费成本,且成效不高;

3、会议决策者难以实时了解议题更新、补充材料,影响决策效率;

4、会议相关材料和信息零散分布,难以体系化查阅与统筹;

5、会议决策事项执行进展难以快速、体系化跟踪。



项目需求


经济的快速提高以及时下多媒体会议的发展对会议室设备的要求越来越高,如何把会议相关事务管理与会场设备的自动控制有机地结合起来,是现代化会议提出的新命题。在此情况下,itc推出企业云会务系统应用方案,以简单的管理操作完成繁锁的工作任务,提高工作效率,实现智能化以及无纸化办公,节省成本。


实现效果



itc企业云会务管理系统,通过信息技术自主研发出操作简便、界面友好的Web后台管理以及Web端、App端用户预约管理平台,对企业的会前、会中、会后整个会务流程进行规范化、实时化管理,减少工作中会议室管理混乱、使用不均衡、设备不到位等情况,实现参会人员高效沟通,最大程度提高企业资源利用率与员工的工作效率。


与会人员可通过App或Web端以及门口屏查询会议室、会议信息及其设备的状态、占用情况,进行在线会议室预定,包括会议预约管理、安排会议室预约时间、会议主题、发起人、参会人员,会议记录的创建、查询、取消等功能。会议预约成功后,管理员允许进行人工干预,例如强制预留会议室、强制取消预订等等。发起会议预约时,自动检测邀请的参会人员是否同一时间有其他会议并提醒,避开会议冲突。



系统通过对接无线化、网络化、智能化的中控系统,根据会议召开时间自动部署会议室环境。能够实现会议延时或临时离场的申请,管理人员可通过App或Web远程操作,即可对设备进行延时操作或者离场后设备自动关闭,会议环境自动化、场景化控制。



在会议室门口设置显示器,通过云会务系统与多媒体信息发布系统联合使用,在终端屏App展示会议主题、参会人数、会议状态等会议信息,同时,自动将每间会议室的当前使用状况及近期会议安排显示在会议室门口的显示屏上。使每间会议室、实验室的使用情况及预订情况一览无余,会议室的会议状态信息通知自动更新。




除了线上会议预约,会务全程一站式管理,云会务系统还可对接外部系统,根据企业自身需求,定制化对接人体侦测系统、中控系统等,并进行会议室分合处理操作,将各子系统集成在一起,形成一个多功能的会议系统。





当人体侦测系统感知到人员进入会议室,中控系统将配合控制会议室设备自动开启到相应的状态,如灯光开启、窗帘进入相应的状态、会议设备自动打开、门口预约屏会显示已占用和预订已使用等信息,汇总屏、门口小屏、会议室中的设备等显示统一状态信息,各相关办公软件(如outlook、OA、会议预约系统等)显示会议室的状态信息也即时更新同步。


会议室内灯光、窗帘、视频等设备也可以通过中控设备直接控制,或者通过Mini CC移动端,针对各个设备进行配置场景,配置各种会议室会议召开时设备的开启、关闭或其他情况,以及提前开启、关闭的时间。




同时为合理化安排会议室资源,针对会议室大小需求问题,我们采用分开厅感应器,联动中控、云会务,当组合大会议室C中间拉上帘子阻断光幕时,隔断闭合时,光幕阻断,系统判定为会议分割,显示独立会议室A和B可预约,组合会议室C显示锁定无法预约;而隔断打开时,光幕联通,系统判断为会议分割取消,显示组合会议室C可预约,独立会议室A和B显示锁定无法预约。实现组合会议室的自由切换。


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相比传统会务软件采取按需收费的模式,itc云会务无需企业用户准备机房等硬件设施,只需打开浏览器或移动端应用,登录就能高效的开展会议。系统秉承人性化设计理念,移动式应用、一键式管理将会务效率大大提高,比起现有的硬件视频会议技术,云会务系统在方便性、快捷性、易用性上具有更显著的优势,能够大幅度降低企业运营成本,提高运营效率。


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功能特点具体体现:

1. 强大的后台管理功能(web端管理) 提供企业管理人员方便地在后台进行运营维护,方便的了解各种数据,为企业的决策提供数据支持。

2. 支持权限管理、注册(移动端)

3. 提供会议预约功能(移动端)通过基于SaaS的云会务管理系统平台为企业会议使用者提供会务服务支持。

4. 支持会议审批(移动端)管理员/审核人对会议预约进行审核、批准,充分考虑到会议室使用的合理性、根据会议的紧急、重要、一般等性质进行主观/客观性地判断,审核结果会以会议通知方式通知会议预约者,及时收到通知,做出相应的调整。

5. 丰富的会议应用—会议签到&会议投票(移动端)可实现:APP支持二维码扫码签到、主持人权限可设置会议前签到、可发起会议投票、支持匿名投票、支持多选、投票结果实时显示在主持人APP界面等。

6. 云端存储——数据统计与统计分析会务数据云端存储,管理者可以随时通过数据统计获取实时分析数据 ,如会议签到率、会议室利用率、设备使用率等统计信息能以图表化展现,全方位的会务数据为企业管理者提供决策支持。




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